MobiLease E-bikeleasing wint aanbesteding
“In de pilot, die wij uitvoeren met MobiLease E-bikeleasing, toetsen we de interesse in en het gebruik van de elektrische fiets. Ook leren we wat er allemaal komt kijken bij het inrichten en uitvoeren van de leasefietsregeling”, vertelt Bas Barthen, contractmanager voor de categorie Vervoer & Verblijf en tevens projectleider van de pilot.
Twee dames van VWS zoevend naar hun werk.
Beeld: Valerie Kuipers
Gemak en ontzorging voor de medewerker staat centraal
“We zijn gestart met een marktgesprek waarbij we diverse partijen hebben uitgenodigd. We hebben als Rijksoverheid zelf veel kennis in huis, maar van de combinatie elektrische fietsen en leasing wisten we nog weinig. Die marktgesprekken waren heel nuttig. Het heeft ons geholpen om een goede aanbesteding te schrijven en focus te leggen op voor onze medewerkers en onze organisatie belangrijke punten. Gemak en ontzorging stonden daarbij centraal.”
”We willen het onze medewerkers zo gemakkelijk mogelijk maken, totale ontzorging is dan heel belangrijk. Het gaat niet alleen om de fiets, maar om de fiets in combinatie met de volledige dienstverlening die daarbij hoort. Is die goed, dan kunnen medewerkers onbezorgd fietsen.”
De eerste opstapper fietste op dag 1 al naar huis!
Beschikbaarheidsgarantie van de leasefiets
Beschikbaarheidsgarantie is zo’n belangrijk punt. Als er iets misgaat met de elektrische fiets, moet dat direct en goed worden opgelost. Het liefst ter plekke, maar lukt dat niet dan wordt een vervangende fiets geregeld. Bas: “Het werk gaat gewoon door, dus de e-bike moet altijd en overal beschikbaar zijn. Daar moeten onze medewerkers 100% op kunnen vertrouwen.”
1.000 elektrische fietsen
Voor de uitwerking van de pilot en de bijbehorende voorwaarden is Bas een projectgroep gestart met vertegenwoordigers van de deelnemende departementen. “Het is noodzakelijk om alle betrokkenen goed aan te haken, zo komen alle belangrijke zaken aan bod,” aldus de projectleider.
De pilot bestaat uit 1.000 leasefietsen, deze zijn naar rato verdeeld over de 7 deelnemende ministeries. Van de in totaal 54.000 medewerkers kregen de mensen die minimaal 5 kilometer van hun werk wonen de mogelijkheid om van de pilot gebruik te maken. Hierbij geldt bij het bestellen van de e-bikes het principe ‘wie het eerst komt, die het eerst maalt’.
De leaseregeling
De leaseregeling kent 2 categorieën. Bij categorie 1 leg je tussen de 5 en 15 kilometer af en is het budget €2.500,-. Bij categorie 2 woon je minimaal 15 kilometer van het werk en is het te besteden budget voor de elektrische leasefiets €4.500,-. Voor deelname aan de pilot zijn bewust weinig extra voorwaarden gesteld. Bas: “We gaan open de pilot in, doen geen aannames en gaan ervaren wie er meedoen en wat er allemaal gebeurt.”
Voor enkele euro’s per maand rijd je een elektrische fiets
Elektrische fietsen hebben een flink prijskaartje. Dat geld legt niet iedereen zomaar op tafel. In de leasefietsregeling is het bijtellingspercentage van 7% zo laag dat de medewerker netto maar enkele euro’s per maand kwijt is aan een elektrische fiets. Dit maakt de e-bike voor meer mensen bereikbaar. Na 36 maanden lever je ‘m in en rij je weer een nieuwe.
Bas: “De regeling is financieel aantrekkelijk. Ik verwacht dat de totale ontzorging die we bieden een belangrijk extra argument zal zijn om mensen voor de leasefiets te laten kiezen.”
“Kiezen mensen voor de leasefiets, dan moeten zij alle woon-werkreizen met de fiets afleggen. Wel zijn er 10 slechtweerdagen per jaar opgenomen in de regeling. Medewerkers mogen dan gebruik maken van het openbaar vervoer,” voegt Bas nog toe.
Kwaliteit van de dienstverlening is het belangrijkst
“In de aanbesteding is heel duidelijk de nadruk gelegd op de kwaliteit (80%). Die is zowel in de verkenningsfase, gebruiksfase als eindfase van groot belang. Het gaat dan om de leaseregeling, het assortiment e-bikes, het aanvraagproces, de aflevering van de fiets, de ondersteuning en het innameproces. MobiLease kwam voor ons op het gunningscriterium kwaliteit als winnende partij uit de bus.
Samen zijn we de uitvoering van de pilot gaan vormgeven. Wil je het aanvraagproces zoals wij dat voor ogen hadden goed regelen, dan komt daar best een hoop bij kijken. Dan moet je denken aan inzicht in het aantal beschikbare deelnameplekken per departement, het uitgeven van bestelcodes en het bijhouden van wachtlijsten. Dat is geen standaard geautomatiseerd proces en de coördinatoren en contractmanagers van de verschillende departementen zaten natuurlijk ook niet op deze administratie te wachten.
”Ik fiets niet op een fiets van MobiLease dus over de fietsen kan ik niks zeggen. Maar wat ik wel kan zeggen is dat ik de medewerking, flexibiliteit en meedenken van MobiLease van een uitstekend niveau vind.”
Dan moet je dus gaan afwijken van bestaande processen. Daar gaat heel wat gepuzzel aan vooraf. Een aantal zaken waar we tegenaan konden lopen hadden we van tevoren bedacht, maar in de praktijk loop je ook tegen onvoorziene operationele issues aan. Zo overtrof bijvoorbeeld bij een paar departementen de hoeveelheid aanvragen van medewerkers om mee te kunnen doen het aantal beschikbare plekken voor deelname van het betreffende departement. Dan moet er snel geschakeld worden om dit op te lossen. MobiLease heeft goed naar onze wensen geluisterd en is voor ons gaan automatiseren. Dat hebben zij echt netjes gedaan. Een speciaal dashboard laat nu real-time per departement zien hoeveel plekken voor deelname nog beschikbaar zijn. Zo hebben we op elk moment de actuele stand,” vertelt Bas.
De belangstelling voor de elektrische leasefiets is groot
Op het moment dat het aanvraagsysteem live ging, waren er binnen no-time al honderden e-bikes besteld. Het systeem kon de aanvragen gelukkig goed aan. Inmiddels is een flink aantal departementen ‘uitverkocht of bijna uitverkocht. ”We merkten al direct dat er veel belangstelling was. Medewerkers waarderen dat wij deze pilot doen. Bij sommige departementen was de interesse zo groot dat we helaas ook al mensen hebben moeten teleurstellen omdat het beschikbare aantal plekken voor dat betreffende departement op was. Dat is natuurlijk wel jammer, ” aldus Bas.
“Ik vind de doelstellingen duurzaamheid en vitaliteit heel belangrijk. Ik ben dan ook blij dat de belangstelling voor de pilot leasefiets al direct zo groot was. We zijn goed en snel van start gegaan.”
De projectleider zet op dit moment samen met MobiLease een klanttevredenheidsonderzoek op waarin deelnemers wordt gevraagd naar hun ervaringen met de elektrische fiets, het bestelproces en de dienstverlening. Op een later moment zal ook een evaluatie op de eerdergenoemde doelstellingen als CO2-reductie, vitaliteit en de waardering van de leaseregeling als extra arbeidsvoorwaarde plaatsvinden.
Bas: “Natuurlijk, we zitten in een periode waarin er een stuk minder woon-werkverkeer wordt afgelegd. Tegelijkertijd hebben juist ook meer mensen het fietsen ontdekt voor de ontspanning en als vervoermiddel om drukte in het openbaar vervoer te mijden. Het zou me niets verbazen als mensen ook privé de auto vaker laten staan nu er een e-bike tot hun beschikking staat.”
“De pilot is voor ons nu al goud waard, we leren van elkaar en krijgen veel inzichten door ‘te doen’. Dat geeft vrijheid en flexibiliteit en de mogelijkheid om bij te sturen. We hebben al veel lessons learned. Ook als we niet door zouden gaan, kunnen we er met een tevreden gevoel op terugkijken.”
Maatregelen fiets van de Rijksoverheid
De overheid heeft diverse maatregelen geformuleerd als het gaat om het stimuleren van het gebruik van de fiets. Dit betreft het aanbieden van de leasefietsregeling, het ter beschikking stellen van elektrische deelfietsen en het regelen van voorzieningen voor fietsers op de vestigingslocaties zoals laadpalen en douches.
De pilot Leasefiets Rijksoverheid is de eerste stap in het op termijn kunnen aanbieden van een leaseregeling voor e-bikes voor alle ambtenaren. Na een positieve evaluatie van de pilot wordt de leasefietsregeling rijksbreed uitgerold. Het gaat dan naar verwachting om een paar duizend elektrische leasefietsen.
Verder lezen over verduurzaming bij de Rijksoverheid?
Lees meer over de verduurzaming van de rijksbedrijfsvoering op www.denkdoeduurzaam.nl.
Ook in het weekend is de leasefiets ideaal
Meer informatie?
Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Stuur ons een berichtje of bel ons direct!
Wil jij een gratis adviesgesprek over het fietsplan?
Dat kan! Jeffrey Beukering, Business Development Manager bij MobiLease vertelt je graag alles over het fietsplan.
